STATUTS ET RÈGLEMENTS – Zone Accès Public Québec
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A. DISPOSITIONS GENERALES
Dénomination sociale (nom)
« Zone Accès Public Québec »
Dans les règlements qui suivent, le mot « ZAP Québec » désigne : « Zone Accès Public Québec ».
Siège social
Le siège social de ZAP Québec est établi sur le territoire de la ville de Québec au 1541, rue de Berri, ou à tout autre endroit désigné par le Conseil d'administration (CA).
Buts
Zone Accès Public Québec (ZAP Québec) est un organisme sans but lucratif dont la mission se base en trois volets complémentaires.
• En premier lieu, ZAP Québec est dédié à la promotion, l'installation et à l'entretien de points d'accès publics gratuits au réseau Internet sur le territoire de la ville de Québec et de ses environs ;
• ZAP Québec entend aussi œuvrer à la mise en place et au maintien d'un réseau communautaire sans-fil, accessible par tous, gratuitement et de façon sécuritaire ;
• Finalement, ZAP Québec veut développer un réseau communautaire d’échange par l’entremise de ses points d’accès et par son portail Internet.
B. MEMBRES
Catégories de membres
Il y a deux catégories de membres : les membres actifs et les membres honoraires.
Membres actifs
Tout bénévole intéressé à participer aux activités de ZAP Québec peut devenir membre actif en se conformant aux conditions suivantes :
• avoir 18 ans et plus ;
• accepter de travailler gratuitement à la poursuite des buts de ZAP Québec ;
• avoir payé à ZAP Québec la cotisation annuelle requise ;
• satisfaire à toutes les autres conditions que peut décréter le Conseil d'administration par voie de règlements.
Les membres actifs ont droit de vote aux assemblées et peuvent être élus au Conseil d’administration.
Membres honoraires
Le Conseil d'administration peut, à sa discrétion, nommer comme membre honoraire toute personne qui lui semble avoir mérité ce titre par sa contribution exceptionnelle aux activités de ZAP Québec. Les membres honoraires n’ont pas à payer leur cotisation annuelle, n'ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au Conseil d'administration.
Cotisation annuelle
Le Conseil d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d'en effectuer le paiement.
Cartes de membre
Le Conseil d'administration peut, s'il le juge à propos, délivrer des cartes de membres.
Suspension ou expulsion
Le Conseil d'administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements, qui a une conduite contraire aux buts de ZAP Québec ou pour toute autre raison jugée suffisante par ledit Conseil d’administration.
Avant de procéder à la suspension ou à l'expulsion d'un membre, le Conseil doit donner à ce dernier l'occasion d'être entendu et l'aviser du moment où son cas sera étudié.
C. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
Communications
Les membres actifs en règle seront réputés avoir été dûment informés de toutes communications transmises par le biais de la liste de distribution électronique ZAP Québec. Il est de la responsabilité de chaque membre de bien transmettre son adresse de courriel à l’administrateur de la liste.
Assemblée annuelle
L'assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la fin de l'exercice financier annuel. Le Conseil d'administration fixe la date, l'heure et le lieu de l'assemblée. Un avis de convocation sous format électronique est acheminé à tous les membres au moins 10 jours avant l'assemblée, mais l'assemblée générale peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.
Assemblée extraordinaire
Le Conseil d'administration ou 10 membres actifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire à l'endroit, date et heure qu'ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner une échéance de 10 jours aux membres avant la tenue de cette réunion. Le Conseil d'administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres ou plus doit produire une demande écrite, signée par ces 10 membres ou plus. L'avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.
Ordre du jour
L'ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :
• l'acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale ;
• l'approbation des états financiers de l'exercice précédent ;
• l'approbation du budget ;
• l'approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale ;
• la ratification des actes des administrateurs par l’assemblée ;
• l'élection ou la réélection des administrateurs.
L'ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l'avis de convocation.
Quorum
Le quorum est constitué du plus important entre 5 membres actifs ou 10% des membres actifs. Si le quorum n’est pas atteint à la première convocation, une deuxième assemblée doit être convoquée et le quorum est alors constitué des membres présents.
Vote
À une assemblée générale, les membres actifs présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est prohibé. En cas d'égalité des voix, le président a un vote prépondérant.
Les votes se prennent à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament un scrutin secret.
Lorsque le président de l'assemblée déclare qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité, par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu'une entrée est faite à cet effet au procès-verbal de l'assemblée, il s'agit d'une preuve suffisante de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il soit nécessaire d'établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.
En cas de vote au scrutin secret, le président de l'assemblée nomme un ou des scrutateurs parmi les membres actifs présents afin de distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.
À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l'assemblée des membres sont adoptés à la majorité des voix exprimées (50% + 1).
D. CONSEIL D'ADMINISTRATION
Nombre d'administrateurs
Le Conseil d'administration compte cinq membres et le comité exécutif est composé de trois de ces cinq membres. Les pouvoirs délégués doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
Éligibilité
Tout membre actif en règle a un droit de vote et peut être élu au Conseil d'administration. Les membres du Conseil d'administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour ZAP Québec sont remboursables, sur la présentation de pièces justificatives appropriées.
Durée des fonctions
Le mandat des membres qui siègent au Conseil d'administration est d'un an. Cependant, ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.
Élection
Il y a élection des membres du Conseil d'administration une fois par année à l'occasion de l'assemblée annuelle des membres.
S'il se produit une absence prolongée au cours de l'année, les autres membres du Conseil d'administration peuvent nommer un autre administrateur qu'ils choisiront parmi les membres actifs de ZAP Québec pour combler cette absence pour le reste du terme.
Devoir des administrateurs
Le Conseil d'administration est élu pour administrer toutes les affaires de ZAP Québec.
Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres : un président, un vice-président, un secrétaire-trésorier et des directeurs.
Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit ZAP Québec conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s'il y a lieu, et adopte les résolutions qui s'imposent, pour réaliser les buts de ZAP Québec.
Il prend les décisions concernant l'engagement des employés, les achats et les dépenses qu'il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s'engager. Le budget annuel doit cependant être autorisé par l'assemblée annuelle des membres.
Il propose à l’assemblée générale les conditions d'admission des membres.
Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
Réunions du conseil d'administration
Le Conseil d'administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de ZAP Québec.
Le secrétaire-trésorier envoie les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du Conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire-trésorier, ordonner la tenue d'une réunion du Conseil et en fixer la date, l'heure et l'endroit ainsi qu'en établir l'ordre du jour.
L'avis de convocation peut être écrit ou verbal ; sauf exception, il doit être donné cinq jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d'une convocation écrite.
Si tous les membres du Conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accord, décréter qu'il y a réunion officielle, et l'avis de convocation n'est alors pas nécessaire. Les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.
Quorum
Il y a quorum si trois des cinq membres du Conseil sont présents.
Vacance
Il y a vacance dans le Conseil d'administration par suite de :
• la mort ou l’invalidité d'un de ces membres ;
• la démission par écrit d'un membre du Conseil ;
• l'expulsion d'un membre du Conseil ;
• trois absences consécutives non motivées.
En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu'il y ait quorum.
E. COMITÉ EXÉCUTIF
Élections
Le comité exécutif est constitué par le Conseil d'administration à partir de ses membres élus.
Président
Le président de ZAP Québec préside toutes les réunions du Conseil d'administration et les assemblées des membres et il fait partie d'office de tous les comités d'étude et des services de ZAP Québec. Il surveille l'exécution des décisions du Conseil d'administration et il remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil d'administration. Il signe généralement, avec le secrétaire-trésorier, les documents qui engagent ZAP Québec. Il s'occupe également des relations publiques.
Vice-président
Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président. Il est aussi nommé d’office comme directeur des opérations.
Secrétaire-trésorier
Le secrétaire-trésorier rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil d'administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de ZAP Québec avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de ZAP Québec. Il veille également à l'administration financière de ZAP Québec. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Enfin, il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le Conseil d'administration.
Rémunération
Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.
Comités
Le Conseil d'administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n'est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de ZAP Québec de prendre connaissance du rapport qu'il a commandé.
F. FINANCES
Affaires financières
Le Conseil d'administration détermine l'institution financière où le trésorier effectue les dépôts de ZAP Québec.
Exercice financier
L'exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant, mais le Conseil d'administration peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.
Les livres de ZAP Québec sont mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés par tous les membres qui en font la demande au secrétaire-trésorier, à un moment et un endroit convenus par les personnes en cause.
G. STATUTS ET RÈGLEMENTS
Modifications aux règlements
Le Conseil d'administration peut proposer d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement. Toute abrogation ou modification sera en vigueur à partir de sa ratification par une assemblée des membres.
Documents officiels
Les documents ont été complétés et signés devant un commissaire à l'assermentation et finalement déposés au Registraire des entreprises du Québec le 1er novembre 2006.
La date de fondation officielle est le 5 octobre 2006.
Les lettres patentes ont été reçues le 1er novembre 2006.